Przyjmowanie i załatwianie spraw
- Placówka przyjmuje interesantów w sprawach skarg, wniosków i innych codziennie w godzinach od 7.30 do 15.30.
- Przy rozpatrywaniu i załatwianiu spraw stosuje się przepisy zawarte w Statucie placówki oraz w Kodeksie postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960 r. (Dz.U. 1960 nr 30 poz. 168) na podstawie art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego:
- podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, lub za pomocą telefaksu, poczty elektronicznej,a także ustnie,
- podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.
- Przed złożeniem wniosku w określonej sprawie należy dowiedzieć się, jakie dokumenty będą musiały być złożone razem z tym wnioskiem. Szczegółowej informacji na ten temat powinien udzielić pracownik, zajmujący się załatwieniem danego rodzaju spraw. Należy się upewnić, czy informacja o wymaganych dokumentach jest pełna, tj. upewnić się, czy wiemy jakie dokumenty musimy dostarczyć oraz w jakiej formie powinny one zostać dostarczone (np. oryginały, kopie, kopie poświadczone notarialnie). Niekiedy akceptowane jest dostarczenie kopii dokumentów za pomocą faksu. Warto upewnić się także, w jakich godzinach przyjmowane są wnioski lub inne dokumenty. Dla zaoszczędzenia czasu można zwrócić się o udzielenie takiej informacji telefonicznie. W przypadku kontaktów telefonicznych dobrze jest poprosić pracownika o podanie nazwiska, tak żeby w dalszych kontaktach powoływać się na tę osobę. Jeżeli osobista wizyta w placówce nie jest nadmiernie uciążliwa, to wymagane informacje można uzyskać na miejscu.
- Należy zwrócić uwagę, że przedstawione dokumenty muszą być autentyczne. Wykorzystywanie nieprawdziwych dokumentów jest poważnym przestępstwem, zagrożonym surowymi karami. Nie wolno dokumentów niszczyć, ani przerabiać. Nie można też wprowadzać w błąd pracownika za pomocą dokumentów sfałszowanych. Zagrożenie karą dotyczy także pracownika poświadczającego nieprawdę. Naruszenie tych zasad również powoduje odpowiedzialność karną.
- Prowadzone sprawy w plcówce powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki. Warunkiem niezwłocznego załatwiania sprawy jest złożenie przez osobę zainteresowaną podania lub innych odpowiednich dokumentów. Placówka powinna także załatwiać sprawę niezwłocznie, jeżeli posiada wszystkie informacje potrzebne do jej załatwienia lub gdy nie wymaga to gromadzenia dowodów, informacji lub wyjaśnień.
- Czynności kancelaryjne i obieg dokumentów:
- Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
- ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek,
- sporządzanie czystopisów pism dla kierownictwa placówki oraz ich powielanie,
- wysyłanie korespondencji i przesyłek,
- przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej,
- udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych osób odpowiedzialnych za prowadzenie określonych spraw.
- Czynności kancelaryjne w placówce wykonuje sekretariat.
- Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
Opublikował/a: Radosław Sulej
Publikacja dnia: 24.02.2021
Informację wytworzył/a: Marcin Szymczak
Publikacja dnia: 24.02.2021
Dokument z dnia: 24.02.2021
Dokument oglądany razy: 2 474
